En razón de la reciente publicación de la Resolución 408/2012 que determina que los administradores de la Ciudad de Buenos Aires, deberán digitalizar los comprobantes respaldatorios de las expensas mensuales, en nuestra primera entrega detallamos el tiempo que nos insumió escanear toda la documentación respaldatoria de un Consorcio de determinadas características.
En esta oportunidad, asumiremos que el lector ya ha leído el texto anterior, y nos focalizaremos exclusivamente en el paso siguiente, es decir: qué hacer con la documentación escaneada para que sea recibida por los propietarios.
Previamente debemos hacer una aclaración importante respecto del texto de la premencionada norma.
La misma indica que “...
los Administradores de Consorcios deberán enviar vía correo electrónico a los copropietarios, las liquidaciones de expensas en formato digital, efectuadas en conformidad con lo previsto en el artículo 1° de la presente, acompañando la diligitalización de todos los comprobantes respaldatorios ...”.
Creemos que resulta desacertado el método de envío que indica la norma.
Pretender enviar por correo electrónico todas las imágenes (o los archivos pdf dependiendo de la configuración que optara al momento de escanear) a cada propietario del cual se posee un email resulta en el mejor de los casos poco práctico, y en otros lisa y llanamente imposible.
En los edificios grandes, donde es de esperar que el volumen escaneado sea mayor, el administrador puede encontrarse con limitaciones técnicas en su propio correo electrónico, o en el correo de los propietarios.
Por ejemplo, límites en la cantidad de archivos adjuntos enviados/recibidos o en su tamaño.
Es por ello que consideramos que el “envío por correo electrónico” no es más que una ejemplificación en la forma de hacerle llegar a los propietarios los archivos digitalizados.
En otras palabras: Lo importante es que la administración permita el acceso a dicha documentación en formato digital. El “cómo” es lo menos importante.
En anteriores artículos nos focalizamos en responder a situaciones que pudieran generarse con esta norma, como por ejemplo, el caso de propietarios que carecieran de internet.
Oportunamente aclaramos que aquellos propietarios que no puedan -o no quieran- recibir la documentación en forma electrónica, deben continuar recibiendo las expensas en su formato habitual.
Esta norma simplemente amplía el acceso a la documentación para aquellos que cuenten con internet.
Volviendo al tema central del presente, es importante destacar que el acceso a la documentación en forma digital puede hacerse en forma completamente gratuita.
Efectivamente, el administrador no necesita de ninguno de los recientes servicios -arancelados- que aparecieron luego de publicada la norma, para cumplir con la misma.
He aquí algunas opciones gratuitas que resulta importante destacar:
Dropbox
Este sistema permite almacenar documentación y franquear el acceso a la misma solamente a aquellas personas que cuenten con el link exacto.
De esta forma, la administración puede crear una carpeta virtual para cada consorcio e incorporar a cada carpeta una subcarpeta con el período en cuestión.
El procedimiento es sumamente sencillo: Cada mes la administración escanea la documentación y carga los comprobantes a la carpeta correspondiente, la cual debe estar dentro de la carpeta especial que gratuitamente provee dropbox.
Al cargarlos, automáticamente el servicio los sube a la web.
Lo único que debe hacer la administración es imprimir en las liquidaciones de cada mes el link de acceso que provee dropbox a efectos de acceder a los datos.
Microsoft SkyDrive
El sistema es bastante similar a Dropbox, y es confeccionado por Microsoft.
Todo aquél que ya tenga con una cuenta @hotmail o @outlook ya puede acceder a este servicio directamente, y sin configuraciones adicionales.
Quien no tenga una cuenta, deberá registrarse previamente en forma gratuita.
Google Drive
Google también ofrece un espacio gratuito para la carga de archivos.
Todo aquél que cuente con una cuenta de mail @gmail ya tiene Google Drive activo en su cuenta.
Lo encontrará en el banner superior negro que inserta google cada vez que se ingresa a cualquier servicio de Google.
Quien no tenga una cuenta, deberá registrarse previamente en forma gratuita.
Unión y Transparencia
Finalmente, destacamos que el servicio de liquidación de expensas creado oportunamente por la Liga del Consorcista, también es de acceso gratuito y permite -además de generar automáticamente las liquidaciones- adjuntar a cada gasto el correspondiente comprobante escaneado.
La diferencia con el resto de la lista que presentamos es que este sistema liquida las expensas, es decir, realiza los cálculos y genera la liquidación y los recibos en formato pdf.
Como puede advertirse, las opciones son variadas, y puede cumplirse con la normativa sin erogaciones adicionales en servicios innecesarios.
Naturalmente que todos los servicios cuentan con un límite de espacio luego del cual puede contratarse -con un arancel- mayor cantidad de ser necesario, pero en general los límites son sumamente amplios.